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Fotoriproduzioni per gli utenti

SERVIZIO DI FOTORIPRODUZIONE

Le richieste di riproduzione di documentazione archivistica devono essere trasmesse sull’apposito modulo, composto da due facciate, che può essere ritirato, compilato e riconsegnato in sala inventari, ed anche scaricato da questo sito (File PDF) dagli utenti che non si trovino in Istituto.
In questo caso, il modulo di richiesta di riproduzione, una volta compilato, deve essere inviato alla Direzione dell’Archivio di Stato di Firenze o per posta prioritaria, o tramite fax, o per posta elettronica ad as-fi@beniculturali.it.

Prima di compilare il modulo è indispensabile avere la segnatura archivistica del documento, cioè:
1) conoscere il nome dell’archivio, in cui quel documento è conservato, nome che deve corrispondere ad uno dei fondi dell’elenco - vedi su questo sito “Strumenti della ricerca / elenco dei fondi “;
2) conoscere l’eventuale serie, se presente, ed indicarla come tale, vedi l’elenco dei fondi come sopra;
3) conoscere il numero dell’unità archivistica;
4) conoscere il/ i numeri delle carte e l’indicazione indispensabile di recto e/o verso.

Poiché la documentazione d’archivio è in prevalenza priva della numerazione delle carte e delle pagine, si invitano gli utenti a venire di persona a controllare i documenti da riprodurre, ad inserire le apposite strisce di carta tipo segnalibro al loro interno, a compilare, con l’aiuto del funzionario presente in sala inventari, i moduli e le relative schede, ed a restituire poi gli stessi documenti precisando “ per foto”.
Questo controllo diretto semplifica ed agevola l’iter preliminare necessario per poter avere sia un preventivo che, poi, le immagini desiderate. E’ compito dell’utente indicare con chiarezza le segnature e le carte ed apporre i segnalibro che le individuano.
Chi non può venire a consultare i documenti di cui desidera la riproduzione, può scrivere all’Archivio di Stato di Firenze e chiedere che venga avviata una ricerca per verificare se il documento è qui conservato, ed anche per reperire la sua segnatura archivistica. Questa segnatura deve poi essere trascritta dal richiedente sul modulo di richiesta di riproduzioni.

La procedura adottata per le richieste rispetta l’ordine di arrivo e di protocollo. Hanno la precedenza, a parità di arrivo, i moduli compilati correttamente. Il Servizio di riproduzioni dell’Archivio garantisce, in genere, risposte scritte e preventivi in tempi assai più celeri rispetto ai trenta giorni dal ricevimento delle domande previsti dalla vigente normativa.
Per moduli che invece presentino elementi incompleti, il limite temporale dei trenta giorni decorre dal ricevimento dell’ultima integrazione dei dati indispensabili ad individuare i documenti richiesti, cui si aggiungono, dopo che l’utente abbia pagato il preventivo, i tempi necessari per il prelevamento e per l’esecuzione materiale delle foto.
Riproduzioni di vaste dimensioni, di interi fondi e di serie complete, sono gestite e suddivise a tranches in vari mesi, con valutazioni ed accordi specifici.
Per ragioni di conservazione non si eseguono fotocopie e si privilegia l’utilizzo delle immagini già disponibili, siano esse a colori che in bianco e nero, rispetto a nuove riproduzioni degli stessi documenti.

Procedura per poter avere delle riproduzioni di documenti, se si è in possesso della segnatura - vedi sopra punti da 1 a 4 - se si è già scaricato, compilato ed inviato il modulo:

5) Le richieste di riproduzioni compilate sui moduli ed approvate, vengono trasmesse dal Servizio di riproduzioni dell’Archivio di Stato di Firenze alla Ditta GAP s.r.l., con sede legale a Roma, cui è affidata, con un contratto collettivo con tutte le biblioteche statali fiorentine stipulato nell’anno 2007, l’esecuzione materiale in esclusiva delle riproduzioni.

6) Dopo aver consegnato o inviato all’Archivio il modulo di richiesta di riproduzioni correttamente compilato, l’utente riceverà per posta elettronica dalla Ditta GAP il preventivo del lavoro richiesto.

7) I preventivi inviati non sono vincolanti, si intendono accettati se sono pagati in anticipo.
E’ il pagamento anticipato, infatti, che trasforma la richiesta di preventivo in ordine di riproduzione.

Per conoscere il costo delle riproduzioni si può consultare il tariffario della ditta GAP (File PDF) tenendo presente che il tariffario è unico sia per l’ASFi che per le biblioteche statali fiorentine, e comprende voci e lavorazioni che non vengono eseguite sulla documentazione archivistica.

Presso la postazione della Ditta GAP in sala di studio, è operativo il servizio cassa: è possibile pagare il preventivo ricevuto con denaro contante, senza ricorrere a versamenti con bonifici bancari.
Questa forma di pagamento diretta, in contanti, di fatto riduce di almeno una settimana, il tempo tecnico per la comunicazione dell’avvenuto accreditamento della banca a favore di GAP s.r.l.
Il personale della Ditta GAP rilascia agli utenti regolari ricevute o fatture dei pagamenti appena riscossi.

8) Una volta che il preventivo è stato riscosso, la Ditta GAP provvede alla riproduzione dei documenti.
Le immagini saranno poi inviate ai richiedenti, in genere, in allegato ad un messaggio di posta elettronica, o sarà loro comunicato il link cui connettersi per poterle scaricare. CD Rom e DVD contenenti le immagini richieste possono essere consegnati a mano e spediti in tutto il mondo.

Il personale della GAP s.r.l. è presente in Archivio tutti i giorni di apertura della sala di studio, nel seguente orario:
lunedì, martedì, giovedì, venerdì e sabato: dalle 9:30 alle 11:30; mercoledì dalle 14:30 alle 16:30.

tel. (diretto) +39 055 26320285 in tali orari; e-mail: asfi@gaponline.it ; sito web: www.gaponline.it.

AUTORIZZAZIONE A PUBBLICARE

Per poter pubblicare la fotoriproduzione di un documento archivistico o di parte di esso, è necessario richiedere l'autorizzazione alla Direzione dell'Archivio, utilizzando l'apposito modulo (File PDF), corredato da marca da bollo da euro 14,62.
Il modulo, con la marca da bollo, deve pervenire in originale. Pertanto può essere inviato tramite posta cartacea oppure consegnato, in busta chiusa, all'ingresso dell'Istituto negli orari di apertura.

La pubblicazione dovrà riportare la segnatura esatta del documento e la menzione "su concessione del Ministero per i Beni e le Attività Culturali" e l'espressa avvertenza del divieto di ulteriore riproduzione o duplicazione con qualsiasi mezzo.

È obbligo di legge la consegna di tre copie della pubblicazione, sia essa in formato cartaceo che elettronico (su supporto ottico CD/DVD). La violazione di tale obbligo può determinare il rifiuto ad ulteriori autorizzazioni.

DIRITTI DI PUBBLICAZIONE

Si ricorda che i diritti di pubblicazione dovuti dal richiedente - come disposto dal Decreto 8 Aprile 1994 del Ministro per i Beni Culturali - non riguardano libri con tiratura inferiore alle 2.000 copie e prezzo inferiore a € 77,47 né pubblicazioni periodiche scientifiche.

Negli altri casi l'ammontare dei diritti per riprodurre una foto in un'edizione a stampa in una lingua è di € 51,65 per foto a colori e di € 11,00 per foto in bianco e nero.

La ricevuta di pagamento degli eventuali diritti dovuti dovrà essere allegata alla domanda di autorizzazione a pubblicare.

Il pagamento potrà essere effettuato, a scelta:

- presso la Tesoreria provinciale dello Stato di Firenze;

- tramite conto corrente postale n° 5512, intestato alla Tesoreria provinciale dello Stato di Firenze (causale: Diritti di riproduzione all'Archivio di Stato di Firenze);

- tramite bonifico bancario.

Nel caso di bonifico bancario gli elementi da indicare nella disposizione del bonifico sono:
- coordinate bancarie in formato IBAN: IT 15J 01000 03245 311 1 29 2584 03
- causale del versamento: Diritti di riproduzione all'Archivio di Stato di Firenze;
- codice fiscale del versante;
- per bonifici internazionali, il codice BIC necessario per l'instradamento del bonifico bancario nella rete SWIFT è: BI TA IT RR ENT