home » lo Stato civile » strumenti di ricerca

Strumenti di ricerca

Una delle ragioni che rendono complessa la ricerca all'interno del fondo dello Stato civile di Toscana è la contemporanea presenza di quattro diverse numerazioni, attribuite ad ogni pezzo in periodi differenti ma tutte dotate della medesima importanza.

In aiuto del ricercatore vengono due inventari presenti in sala studio. Il primo è l'icona approfondimento Inventario N/300 (riproduzione di alcune pagine dell'inventario N/300 - file PDF 987Kb), fotocopia di quello redatto al momento in cui l'Archivio di Stato prese in carico le carte dello Stato civile, che offre una descrizione sommaria dei pezzi rispecchiandone l'ordinamento: vi si trovano dapprima i documenti relativi al periodo francese, poi quelli prodotti nel periodo lorenese dal 1814 al 1817 e dal 1817 al 1865. Per ogni pezzo sono indicati il numero d'ordine, il numero esterno (laddove presente), la denominazione e le date estreme. Rispetto al volume originale risalente alla seconda metà del XIX secolo, l'inventario presente in sala studio riporta un'avvertenza per le richieste, un indice sommario e un elenco del materiale mancante o alluvionato.
Nell'inventario N/300 è possibile reperire il numero d'ordine dei pezzi, che va da 1 a 12548 ed è il numero ufficiale che è necessario conoscere per la richiesta dei documenti. Attribuito per regioni di semplicità gestionale nel momento in cui l'Archivio di Stato si trovò a dover gestire e rendere disponibile al pubblico un ingente numero di carte che avevano all'epoca valore corrente, tale numerazione rende facile e sicura la movimentazione dei pezzi dai magazzini, ma solo questo! Anzi la numerazione unica ha, in qualche modo, "opacizzato" la suddivisione in serie dell'archivio mettendone in secondo piano le distinzioni e le numerazioni. La ricerca puntuale degli atti deve invece necessariamente muoversi all'interno delle antiche numerazioni esterne o di serie, dal momento che sono tuttora in uso i repertori prodotti quando ancora non vi era un'unica numerazione e che fanno dunque riferimento alla numerazione di serie.

Un aiuto maggiore per l'utente è costituito dall'Inventario dei microfilm dello Stato civile, denominato icona approfondimento M/10 (riproduzione di alcune pagine dell'inventario M/10 - file PDF 54Kb): dal momento che le serie più consultate dello Stato civile di Toscana sono state microfilmate e che l'inventario M/10 contiene sia l'elenco e il numero di bobina dei pezzi disponibili su microfilm, sia alcuni schemi di riepilogo e tabelle di conversione tra numeri, è proprio a questo strumento che si farÓ costante riferimento.

Si riporta ora, per maggiore chiarezza, un elenco delle numerazioni che è possibile reperire sui pezzi:

icona link Numero d'ordine: detto anche numero di corda, è il numero progressivo (da 1 a 12.548) attribuito ai pezzi dall'Archivio di Stato al momento in cui prese in carico le carte dello Stato civile. Ogni numero identifica in modo inequivocabile ogni singolo pezzo. È la numerazione che si trova sia nell'inventario N/300 sia, per i pezzi microfilmati, nell'inventario M/10.

icona link Numero esterno: detto anche numero di serie o numero vecchio, è il numero attribuito dal soggetto produttore, che identificava le diverse serie del fondo ricominciando da uno per ciascuna di esse. Si tratta di una numerazione a tutt'oggi importante poiché vi fanno riferimento i repertori compilati dall'Ufficio dello Stato civile. Si fa notare tuttavia che il numero esterno non è presente in tutte le serie. Anch'esso si trova sia nell'inventario N/300 che nell'inventario M/10.

icona link Numero interno: attribuito dal soggetto produttore, identifica il singolo atto all'interno delle filze o dei registri. Salvo eccezioni non si trova negli inventari, ma è sempre citato nei repertori.

icona link Numero di bobina (file PDF 22Kb): reperibile nell'inventario dei microfilm M/10, è indispensabile nel caso si cercasse un documento disponibile in microfilm.

Le immagini esemplificative di questa sezione, riportano i numeri che si possono trovare sui pezzi del fondo dello Stato civile di Toscana e di cui è sempre necessario prendere nota.